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在线阅读《卓有成效的管理者》

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掌握自己的时间

  关于管理者任务的讨论,一般都从如何做计划说起。这样看来很合乎逻辑。可惜的是管理者的工作计划,很少真正发生作用。计划通常只是纸上谈兵,或只是良好的意愿而已,很少能够真正实现。

根据我的观察,有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。然后他们管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将 可自由运用的时间 ,由零星而集中成大块连续性的时段。这三个步骤,是管理者有效性的基础:

记录时间;

管理时间;

统一安排时间。

有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到最稀有资源的制约。而在我们称之为 工作成就 的生产程序里,最稀有的资源,就是时间。

时间也是最特殊的一项资源。在其他各项主要资源中,资金一项实际上是相当充裕的。我们很久以前就已经了解到,制约经济增长与经济活动的,并不是资金的供给不足,而是对资金的需求不大。此外另一个限制因素是人力,但总还是可以雇到人才,尽管要雇用到足够的优秀人才并不容易。只有时间,是我们租不到、借不到,也买不到,更不能以其他手段来获得的。

时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加。时间的供需没有价格可资调节,也无法绘制边际效用曲线。而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。昨天的时间过去了,永远不再回来。所以,时间永远是最短缺的。

时间也完全没有替代品。在一定范围内,某一资源缺少,可以另觅一种资源替代。例如铝少了,可以改用铜;劳动力可以用资金来替代。我们可以增加知识,也可以增加人力,但没有任何东西可以替代已失去的时间。

做任何事情都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的,都需要耗用时间。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源,绝大多数人却都以为可以取用不竭。有效的管理者与其他人最大的区别,就是他们非常珍惜自己的时间。

但是人却往往最不善于管理自己的时间。人类像其他生物一样,生理上有自己的 生物钟 任何人如果有乘飞机越洋飞行的经验,应该都能了解。但是心理学实验却证明,人的时间感觉是最不可靠的。把人关在黑房间里,很快他就会丧失对时间的感觉。即使在黑暗中,绝大多数人也能保持空间的感觉。但是禁闭室内的人,即使有灯光,也不能估计时间的长短。他们有时对时间估计过长,有时又估计过短。所以,如果完全靠记忆,我们恐怕说不清楚自己的时间是怎样打发的。有些管理者常自诩其记忆力很强,我有时请他们把自己使用时间的过程凭记忆做一下估计,并且写下来。然后,我把他们这份东西暂时保存起来。与此同时,我又请他们随时记录他们实际耗用的时间。几个星期或几个月之后,再把他们原来的估计拿出来,跟他们实际的记录相对照,却发现两者之间相去甚远。

某公司的董事长,十分肯定地对我说他的时间大致分成三个部分:1/3用于与公司高级管理人员研讨业务;1/3用于接待重要客户;其余1/3则用于参加各种社会活动。但是,等实际记录了六个星期之后,跟他原来的估计比较,结果发现在上述三个方面,他几乎没花什么时间。原来,他所说的三类工作,只不过是他认为 应该 花时间的工作而已。因此他的记忆告诉他已将时间用在这三方面了。六个星期的实际记录,显示他的时间大部分都花在调度工作上了,例如处理他自己认识的顾客的订单,打电话给工厂催货。顾客的订单,本来可以顺利处理的,由于他的干预,反而弄得不能准时交货。这份时间记录是由他的秘书记下来的,当秘书把记录送给他看时,他简直一点儿都不能相信。后来他的秘书又确实地做了几次记录,他才相信自己的估计靠不住,开始相信那份记录的真实性。所以,有效的管理者知道,如果要管理好自己的时间,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。

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卓有成效的管理者

  • 卓有成效的管理者

    作者:彼得·德... 类别:职场·理财 机械工业出版社 2009-09-01

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