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在线阅读《卓有成效的管理者》

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如何诊断自己的时间(1)

  要了解时间是怎样耗用的,从而据以管理时间,我们必须先记录时间。这个道理其实我们几十年前就已经明白了。早在20世纪初期的科学管理时代,我们就已经知道了记录工作时间,不过那是以体力工作为对象。时至今天,几乎所有国家在工业管理上都学会这套方法了。

但是这套方法,我们却一直应用在时间因素并不太重要的工作上。在那些工作中,时间的利用和浪费,充其量只会对效率和成本稍有影响而已。而在某些越来越重要的工作领域,我们却没有应用这套方法,尤其是那些时间因素特别重要的知识工作,特别是管理者的工作。须知只有在这些方面,时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。

所以,要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。时间记录的具体方法,我们在此不必赘述。事实上许多管理者都备有一本小册子,自己记录,也有人请秘书小姐代为记录。重要的是,必须在处理某一工作的 当时 立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。

因此,第二个步骤就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题。

1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。将时间记录拿出来,逐项逐项地问: 这件事如果不做,会有什么后果? 如果认为 不会有任何影响 ,那么这件事便该立刻取消。

然而许多大忙人,天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间。而这些工作,他们本身既不感兴趣,做得也根本不够精彩。然而他们得承受这些负担,一年又一年,就像从天而降的灾难一样躲也躲不了。其实,对付这类事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有,只要谢绝就得了。前文说起的那位天天有应酬的总经理,在经过一番检讨后,发现其中至少1/3的宴请根本没有参加的必要。有时他甚至有点哭笑不得,因为主人并不真心希望他出席。主人发来邀请,只不过是一番礼貌而已。其实主人倒真希望他在请帖回执上写个 敬谢 ,而他每次敬陪,主人反而不知如何为他安排席次呢。2.第二个该问的问题是: 时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?

前述总经理还发现,在他参加的宴会中,事实上有1/3只要有公司的高级管理人员到场即可,并非每次都要他亲自参加不可。主办单位只不过希望把该公司列在请客名单上而已。

多年来在管理方面都在研究授权问题。任何一个组织 企业、政府、学校和军事机关,几乎每一位主管人员都接到过上级有关做好授权的指示,而且他们本人也曾屡屡对其下属阐明授权的重要。但是这样的谆谆告诫是否产生效果,实在令人怀疑。原因非常简单:只是因为没有完全明了授权的意义。如果认为所谓授权,意思是说: 我的 工作应由别人来做,那就错了;因为你既拿了薪水,就该做你自己的工作。又有人认为:充分授权之后,最闲散的经理人便应该是最好的经理人。这样的看法不但荒唐,而且也是不道德的。

但是我却从来没见过一位管理者,在检讨过自己的时间记录后,还不改变自己的习惯,将不必亲自处理的事交给别人。只要翻阅一下时间记录,他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了,而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事,他却没有时间来处理。其实他如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了。公务旅行就是个例子。帕金森教授(C.NorthcoteParkinson)在《帕金森定律》一书中指出:要迫使不胜任的上级主管退休,最好的办法就是让他不断出差旅行。把飞机当做管理工具来用,这实在是过高地估计了飞机的作用。当然出差是必要的,但是派一位资历较浅的人员也照样可以完成任务。资历较浅的人员通常喜欢出差,同时年轻人在旅馆中也容易睡好。年轻人总更能耐劳,因此往往比经验丰富但易于疲劳的高级人员,更能胜任外出工作。参加会议也是问题。虽然会议本来并没有什么别人处理不了的大事,但管理者总得出席。在文件的初稿出来之前,管理者往往要花上好几个小时参与讨论。研究所为了发布研究成果的新闻,得?主持该项研究的高级研究员来撰写新闻稿。研究所里有很多人都知道该项研究的经过,新闻稿如果由别人写,写出来一定文笔流畅、通俗易懂,而高级研究员却只能写出一些高深莫测的数学公式。总而言之,管理者所做的工作,确实有许许多多可由别人去做,而且也应该由别人去做。

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卓有成效的管理者

  • 卓有成效的管理者

    作者:彼得·德... 类别:职场·理财 机械工业出版社 2009-09-01

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