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在线阅读《卓有成效的管理者》

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消除浪费时间的活动(2)

  多用几个人,总是以 有此需要 为借口。 我们实在少不了一位热力学专家,少不了一位专利法律顾问,少不了一位学经济的人才。 但在增加了一位专家后,实在不大用得上他,也许根本用不上他。然而任用理由很多,例如: 养兵千日,用在一时呀! 他总得熟悉我们的业务呀! 总得一开始和我们共处呀! 用一个人,应该是每天的工作都需要用他。偶尔才有需要的专家,必要时才需向他请教的专家,就不该正式聘用。要知道在有问题时花顾问费向他请教,远比正式聘用便宜得多。何况把这样的专家留在组织里,对整个团体的有效性肯定有不良的影响,用了他反而将成为组织的祸害。

3.另一个常见的浪费时间的原因,是组织不健全。其表现就是会议太多。

所谓会议,顾名思义,是靠集会来商议,是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作,工作时就不能开会,谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织,应该没有任何会议(在今天动态的世界中,这样的组织当然只是理想而已)。每个人应该都能了解他工作所必须了解的事,也应该都能随时获得他工作所必须的资源。我们之所以要开会,只是因为各有各的工作,要靠彼此合作才能完成某一特定任务。我们之所以要开会,只是因为某一情况所需的知识和经验,不能全部装在一个人的头脑里,需要集思广益。

但问题在于会议太多。一个组织如果经常要以会议方式来共同工作,那么行为科学家们出于善意而为合作所研创的各种机会,就将是多余的了。一位管理者花费在会议上的时间如果过多,便是组织不健全的表现。

每一次会议都会衍生出许多别的会议,有的是正式的,有的是非正式的,但每次会议总要花好几个小时。所以,要开会,就得有一定的计划,否则不但令人讨厌,而且是一种危险。会议应该是不得已的例外,不能视为常规。一个人人都随时开会的组织,必是一个谁都不能做事的组织。试着看看我们的时间记录,如果发现开会太多 例如参加会议的时间占总时间1/4以上,那一定是一个浪费时间的不健全组织。当然也有例外。有些特别的组织,设立的目的就在开会,例如杜邦公司和新泽西标准石油公司的董事会,是一个最高的审议机构,但不执行任何作业。这两个公司很久以前就规定董事们不得兼任任何职务。同样的,法院的法官也不准许业余担任律师。原则上,一位管理者的时间,绝不能让开会占用太多。会议太多,表示职位结构不当,也表示单位设置不当。会议太多,表示本应由一个职位或一个单位做的工作,分散到几个职位或几个单位去了。同时表示职责混乱,以及未能将信息传送给需要信息的人员。某大企业机构的会议像传染病似的越来越多。究其原因,是由于该公司的机构已经老化。1900年以前,该公司的传统产品是蒸汽涡轮机,当时公司设有一个蒸汽涡轮机部门,该部门有自己的管理层和幕僚。到第二次世界大战期间,这家公司踏入了航空发动机的领域,于是,又新成立了一个专门负责飞机和军品的部门。后来,该公司又增设了原子能部门。该部门是由公司研究所分出而设的,因此原子能部门在组织上,仍与研究所保持密切关系。

到今天,蒸汽涡轮机、航空发动机和原子能,虽然各有不同的市场,但这三种电力资源已不再是各占一片市场,互不相关了。这三种产品在利用上也渐渐地可以互相代替、互相辅助。其中任何一种,在某些情况下都是最经济和最有利的发电设施。由此来看,三者可以说是互相竞争的。可是,如果能将其中两种合并使用,则得到的效果,可能远比单独使用任何一种都好。

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卓有成效的管理者

  • 卓有成效的管理者

    作者:彼得·德... 类别:职场·理财 机械工业出版社 2009-09-01

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